Trabajo remoto: cómo implementarlo para darle continuidad al negocio

La pandemia del COVID-19 nos obligó a evitar al máximo el contacto con otras personas durante un largo período y obligó a transformar la forma en la que concebimos nuestro trabajo; ya que muchas organizaciones conocieron y apreciaron las ventajas de implementar modelos de trabajo híbrido, donde la presencialidad en las oficinas y el trabajo remoto se mezclan, logrando incrementar la productividad y tranquilidad de sus colaboradores y beneficiando también sus estados financieros al minimizar costos de operación.

Adicionalmente, las recomendaciones sanitarias sobre el distanciamiento, aún con vacunas, se mantienen. Medidas como evitar los espacios con grandes aglomeraciones de personas, usar tapabocas en el caso de estar enfermos, lavarse constante las manos, y usar gel antibacterial son muchas de las ya conocidas.

Para las organizaciones sigue siendo fundamental implementar estrategias y acciones que permitan a sus colaboradores seguir siendo productivos y conectados al negocio, sin importar desde donde estén realizando su labor, por tanto la definición de una estrategia de trabajo remoto ya no es una medida transitoria, es una medida que llegó para quedarse, y es necesario que las organizaciones que aún no lo hacen, implementen herramientas tanto tecnológicas, de procesos y culturales  que garanticen la continuidad de sus negocios.

Contexto histórico

Por mucho tiempo se ha hablado de mecanismos y procedimientos para que los colaboradores de una empresa puedan desempeñar sus funciones primordiales sin tener que estar en las instalaciones de la organización.

Así nació el trabajo remoto, como una estrategia en la cual un empleado puede realizar sus labores independientemente de su ubicación geográfica. Estrategias para incentivar a los empleados a una mejor calidad de vida junto con medidas como el pico y placa han sido objeto de muchas organizaciones a nivel global.

Algunos gobiernos han impulsado estas iniciativas y promueven con beneficios tributarios a las empresas que adoptan este mecanismo como una alternativa para sus colaboradores.  En algunos países con ciclos de invierno y condiciones de nieve extremas como Canadá, es común que los empleados realicen trabajo remoto cuando las condiciones ambientales o climáticas son adversas.

En Estados Unidos, el 54% de los empleados realiza trabajo remoto al menos una vez al mes un 48% trabaja a distancia al menos una vez a la semana y hasta el 30% trabaja remotamente a tiempo completo.  En Colombia, el gobierno ha venido promoviendo esta modalidad de trabajo y ha comenzado el desarrollo del marco regulatorio para la aplicación de esta flexibilización de jornadas laborales.

Es por eso que algunas empresas, ante una situación sanitaria como a la que estamos expuestos en este momento por causa del COVID-19; están preparadas y pueden fácilmente aplicar sus procesos definidos para que sus trabajadores remotos puedan operar sin inconveniente alguno. Así, estas empresas minimizan sus riesgos de baja en la productividad y controlan una potencial pérdida de ingresos. Si tu compañía no ha pensado en esta estrategia, te invitamos a conocer cómo construirla de una forma rápida y sencilla.

Componentes de una estrategia de trabajo remoto

Comienza con los tres pilares básicos: procesos, herramientas y cultura organizacional. Para hacerlo, te presentamos los principales aspectos a definir en cada uno de ellos.

1. Procesos

Debes conocer qué, cómo y quién realiza cada proceso productivo de la cadena de valor de tu empresa. Existen procesos que son de carácter administrativo, productivo y comercial, y para la estrategia de trabajo remoto deberás identificar cuáles de esos procesos requieren maquinaria, información, procesos industriales y en general de elementos que únicamente puedes disponer de ellos en las instalaciones de tu empresa.

En este punto podrás identificar aquellos procesos que para su realización requieren herramientas digitales en su gran mayoría, como sistemas de información, aplicaciones ofimáticas y equipos de cómputo o dispositivos móviles.

No todos los procesos podrán ser incluidos en la estrategia de trabajo remoto. La clasificación de estos será la ruta para definir la estrategia.

2. Cultura Organizacional

Las personas son quienes realizan las labores productivas de tu empresa, y la manera en que las ejecutan define muchas veces su facilidad o grado de satisfacción. Existen personas que su costumbre siempre ha sido ir a trabajar hasta alguna oficina. Por tanto, moverlas de su zona de confort y llevarlas al trabajo remoto podrá ser un riesgo a ser evaluado.

Así, el éxito de tu estrategia de trabajo remoto dependerá de la adopción que tus empleados den a esta. Usualmente, puedes encontrar un poco de resistencia, especialmente si hablamos de colaboradores que no pertenecen a las generaciones de millennials y centennials, quienes se adaptarán fácil y rápidamente al trabajo remoto.

Es importante entonces determinar quiénes de tus empleados pueden trabajar remotamente con un mínimo impacto en su situación personal. Recuerda que no todos tus empleados estarán conformes o dispuestos a ello.

Para promover el trabajo remoto tu empresa deberá ejecutar una campaña de gestión de cambio en la cual se muestre a los empleados las facilidades del trabajo remoto y haciendo énfasis en la corresponsabilidad ante la situación sanitaria actual. Recomendamos para esta estrategia reforzar mensajes como:

• Cuidar de ti.
• Proteger a seres queridos, familiares y amigos.
• Mejorar las condiciones de movilidad.
• Responsabilidad empresarial para que como colaborador puedas ayudar a mantener tu empresa productiva.
• Responsabilidad social con tu país para controlar la situación.
• Indicar que es una situación temporal de fuerza mayor.

Ahora tu empresa tiene claro cuáles son los procesos y los roles que puede llevar a una estrategia de trabajo remoto, pero aún falta definir cómo.

3. Herramientas

Este pilar, donde la transformación digital es protagonista, define cómo y con qué ejecutar la estrategia de trabajo remoto. En este apartado debes identificar claramente cuáles herramientas utiliza cada uno de los procesos y roles definidos en los dos pilares anteriores, teniendo presente que dichas herramientas ahora serán utilizadas desde un sitio diferente a las instalaciones de tu empresa.

Para garantizarlas, debes tener claro que la gran mayoría de ellas requieren controles de acceso que usualmente utilizan un servicio de Directorio Activo e información que reside en la red corporativa de forma privada. Por tanto, los usuarios deben autenticarse para posteriormente usar las herramientas.

Estos casos pueden ser sistemas de información, aplicaciones ofimáticas y en general la mayoría de las aplicaciones de carácter privado que tu compañía tiene en algún servidor, ya sea en la sede física o con algún proveedor. En este caso, para brindar el acceso a tus colaboradores remotos, necesitas brindarles acceso en las mismas condiciones como si ellos estuvieran en las instalaciones de la empresa.

Para ello, recomendamos que tu empresa tenga un punto de acceso público a la red privada para que los empleados ingresen virtualmente a la red de la empresa. El acceso de los colaboradores puede realizarse a través de cualquier servicio de Internet como el que cada uno tiene en su residencia.

El aspecto clave para la empresa, es poder habilitar el punto de acceso público con las condiciones de control y seguridad que minimicen sus riesgos.  Para lo cual, puedes implementar un terminador de enlaces virtuales para cada empleado conocido como un VPN Gateway.

Esta VPN consiste en un equipo conectado simultáneamente a Internet y a la red corporativa privada de la empresa. La VPN ofrece la capacidad de conectar cada computador del empleado remoto, realizar el proceso de autenticación contra el Directorio Activo y validar las credenciales de la misma manera que si estuviera físicamente en la empresa.

Adicionalmente, el VPN ofrece servicios de protección tipo Firewall para garantizar que únicamente es permitido el acceso a los empleados remotos y solo para intercambiar tráfico con estos, cifrando dicho tráfico para evitar que la información de la entidad pase de manera plana a través de Internet.

En InterNexa recomendamos implementar estos servicios de VPN Gateway para recibir las conexiones de los empleados remotos.  Es importante dimensionar la cantidad de empleados simultáneos, el ancho de banda del Internet que cada empleado tenga en su residencia y el ancho de banda de Internet que la empresa tenga para interconectar el equipo VPN Gateway entre Internet y la red corporativa privada.

En aquellos casos donde no es posible generar un punto de acceso público a su red corporativa privada vía VPN Gateway, es posible entregar a sus empleados un acceso a un ambiente virtual similar a su computador en el cual encontrará todos los recursos de sistemas de información y aplicaciones corporativos necesarias.

Esta herramienta es conocida como escritorio virtual.  El empleado remoto se conectará usando el Internet de su residencia y accederá al escritorio virtual.  Se autenticará y en su equipo se abrirá una pantalla del computador virtual para trabajar. Toda actividad que realice el empleador será sobre la plataforma de escritorios virtuales y allí residirá la información sin pasar al computador del empleado.

Algunas aplicaciones pueden no requerir información o autenticación local en la red privada corporativa. Este es el caso de las aplicaciones que residen en la nube pública como son aquellas que están sobre plataformas IaaS (AWS, Azure Devops, Google Cloud, Thunder) y aquellas que residen directamente en las plataformas SaaS del proveedor (Office 365, SAP Cloud, Sugar CRM).   

En este caso, las herramientas productivas que tus empleados necesitan ya tienen un acceso directo utilizando Internet.  Por lo tanto, los colaboradores remotos utilizarán su Internet personal y accederán a estas plataformas de manera directa donde los proveedores de dichas plataformas se encargará de la autenticación.   

La interacción humana es muy importante para el desarrollo de las actividades diarias de los empleados. No solo basta con poder acceder a los sistemas de información y aplicaciones para tener en el computador del colaborador el ambiente de trabajo requerido para sus labores.

Todo empleado requiere interactuar con los demás empleados en su día a día. Una llamada telefónica, un chat, una conversación y hasta una videoconferencia les permite establecer las relaciones con humanos a través de los canales principales de nuestros sentidos: vista, oído y habla.

Por tanto, en la estrategia de trabajo remoto es necesario incluir las herramientas que permitan al empleado realizar esta interacción con sus compañeros tal como lo hace en su oficina, las cuales permitirán una comunicación efectiva para la toma de decisiones.

Es importante tener presente que las herramientas colaborativas deben ser de carácter corporativo y contar con mecanismos de ciberseguridad que protejan la confidencialidad e integridad de la información.  Recomendamos utilizar servicios de Telefonía IP, Comunicaciones Unificadas, Colaboración y Videoconferencia de carácter corporativo y seguro.

Estos servicios deben estar disponibles en los diferentes dispositivos que usa el empleado remoto como su computador, tablet o celular. Es una buena práctica el abstenerse de usar herramientas de uso personal para propósitos corporativos, tales como WhatsApp, Facetime, Skype, etc.

Desafíos para las organizaciones

En este punto tu estrategia de trabajo remoto ya cuenta con la definición de los procesos y personas a quienes estará dirigida. Asimismo, se han identificado las herramientas que utilizará para facilitar el acceso a las aplicaciones y sistemas de información de uso diario.

Igualmente, contará con las herramientas que ayudarán en la interacción humana entre los empleados de manera sensorial con llamadas de voz, chat, contenidos compartidos y videoconferencia.

Esta estrategia de trabajo remoto representa un desafío organizacional para toda empresa, donde cada empleado debe contar con la actitud, disposición y recursos mínimos en su residencia como son computador, celular y conexión a Internet estable (Internet Banda Ancha como el que usas para Netflix).

La organización a nivel de recursos humanos debe garantizar la gestión de cambio para socializar el plan de adopción de trabajo remoto, pero las áreas de IT son quienes tienen el mayor desafío, ya que deben proveer las herramientas necesarias para el desarrollo de las actividades. Para ellos, recomendamos a las áreas de IT los siguientes puntos a tener en cuenta:

• Condiciones de control y autorización en los puntos de acceso remoto a la red corporativa privada para validar la identidad de los empleados teletrabajadores que quieren acceder.

• Mantener mecanismos de prevención y protección de los puntos de acceso remoto a través de infraestructura de protección perimetral tipo Firewall.

• En caso de existir infraestructura centralizada de seguridad previamente instalada, debe validarse los permisos de acceso al tráfico VPN SSL y las capacidades de procesamiento de los equipos existentes.

• Evaluar los anchos de banda de Internet que la empresa dispone para brindar el acceso remoto a los usuarios entre el punto de acceso remoto y la red corporativa privada.

• Evaluar las versiones de los sistemas operativos de los computadores que utilizarán los empleados remotos para evaluar y remediar posibles actualizaciones de sistemas operativos.

• Evaluar el tipo de conexión que disponen los colaboradores en sus residencias.  Es importante tener presente el ancho de banda dado que el consumo de aplicaciones de entretenimiento suele impactar el ancho de banda disponible.

• Evaluar los permisos de conexión a redes diferentes a la empresarial para los computadores corporativos que usarán los empleados en sus residencias.

Y si no puedo hacer nada

Cuando un empleado tiene que teletrabajar, pero no existe una herramienta como las anteriores no es viable a nivel corporativo; es necesario poder garantizar su productividad así sea cuando dicho colaborador esté remoto.

En estos casos, sugerimos el uso de equipos de propósito específico que se instalan en la residencia del empleado. Este dispositivo se conecta al Internet Banda Ancha del colaborador y establece una conexión segura tipo VPN entre el equipo y la red corporativa privada.

A través de este equipo se realiza una completa protección de la confidencialidad e integridad de la información a través de mecanismos como Firewall y encriptación de toda la data vía VPN.  Adicionalmente, puede manejar controles y restricciones de las aplicaciones a utilizar, acceso a sitios web con contenido explícito y mejorar la calidad de la experiencia de usuario final para acelerar las aplicaciones corporativas que el colaborador remoto puede requerir.

A este equipo de propósito específico que utiliza tecnologías de SDWAN, VPN y Firewall de nueva generación se conectan los dispositivos del empleado, ya sea vía cable o WiFi privada. Además, pueden conectarse otros periféricos como teléfonos IP o cámaras de videoconferencia para tener una experiencia de trabajo remoto multisensorial.

En InterNexa contamos con todas las soluciones necesarias para facilitar el desarrollo y soporte de la estrategia de trabajo remoto que requiere tu empresa.  Contáctanos y permítenos ayudarte en estos momentos de crisis es donde más rápido necesitas la ayuda de un experto.